18 fév

Définition de poste, quelles bonnes pratiques ?

Différentes appellations pour décrire une même réalité.

On trouve plus de 20 expressions différentes pour décrire une même réalité…

Ces expressions couvrent un champ d’application très varié et résultent de façons de faire plus ou moins participatives, plus ou moins détaillées, plus ou moins ancrées sur les processus et plus ou moins spécifiques.

In fine, les documents qui ont été produits d’une manière très chronophage sont plus ou moins à jour et adaptés au business et présentent des niveaux d’utilité hétérogènes pour les titulaires de postes, les managers et les experts de la DRH.

Nuage autour du Poste

De même, il n’existe pas une seule et typique façon de faire, chacun ayant sa propre méthode issue de tout ou partie de :

  • Méthodes plus ou moins courantes d’analyse de postes et de leurs exigences,
  • Lectures diverses,
  • Conduite d’interviews des titulaires et des responsables hiérarchiques avec un minimum de 2 passes de validation,
  • Modèles existants (fiches ROME ou autres issues des répertoires des métiers et des branches),
  • Modèles issus de précédentes expériences,
  • Etc.

Parfois, il existe même une véritable volonté assumée de ne pas mettre en place de définition de fonction. Car ces dernières permettraient aux titulaires de poste de limiter leur contribution à un périmètre interdisant la pratique d’un minimum de polyvalence ou de subsidiarité au sein des équipes…

Or, « avoir une description de poste à JOUR » est souvent une demande légitime de la part des titulaires de postes et de leurs managers car elles sont des pierres angulaires :

  • Du contrat de travail
  • De la classification et de la GPEC
  • Des systèmes de rémunération
  • Du management des talents
  • Du management de la performance

Produire une description de poste consomme entre 2h et 6h par poste pour un(e) GRH expérimenté(e) et selon la complexité du contexte et du métier visé. Souvent pour produire un document à durée de vie « réduite », et hélas à usage limité …

Les formats de description de poste appliqués dans les entreprises et les administrations sont en général essentiellement descriptifs, focalisés par la nature des choses sur l’existant et faiblement utilisés comme outil d’amélioration de l’organisation.

 

Une bonne conception de poste doit avoir pour but premier la motivation et l’efficacité des titulaires.

Elle doit aussi permettre de traiter la question de fond : « qui » doit faire « quoi » pour produire quels résultats ?
Afin de :

  • Limiter les redondances au strict minimum requis par le besoin de polyvalence et sécurité dans l’exécution des processus,
  • Clarifier les domaines de responsabilités de chacun,
  • Adapter aux besoins du business aussi fréquemment que nécessaire les activités de chacun,
  • Identifier les bonnes pratiques ou encore,
  • Centrer les ressources sur les activités clés de chaque métier.

 

Que doit contenir une description de poste ?

Au minimum, une description de poste doit contenir :

  • Un titre de poste : aussi proche de la réalité que possible. À la seule lecture du titre, on doit avoir une idée la plus claire possible des finalités du poste et il doit être cohérent avec la classification de la convention à laquelle est rattachée l’entreprise.
  • Des finalités : qui résument en deux ou trois phrases au maximum la raison d’être du poste dans l’organisation.
  • Une liste de résultats permanents attendus : en nombre limité (2 ou 3 pour un poste de contributeur individuel tel un expert, 7 à 8 pour un poste de généraliste manager).
  • Des qualificateurs d’impacts : qui permettent de définir le niveau de responsabilité du titulaire sur chacun des résultats énoncés. On utilise généralement deux verbes synonymes pour définir un impact : garantir ou assurer (pour un impact direct), contribuer ou participer (pour un impact indirect).
  • Des activités : qui aident à comprendre comment le titulaire doit atteindre chacun de ses résultats permanents attendus.
  • Le classement : en grade, niveau, etc. Auquel appartient le poste dans la classification applicable.

 

Une description de poste peut contenir aussi :

  • Des conditions d’accès de compétences : qui décrivent un niveau de formation ou diplôme et/ou expériences requis pour entrer dans le poste et pouvoir le tenir.
  • Des conditions d’accès opératoires : qui décrivent les autres exigences en matière de conditions de travail (par exemple : travail posté en 3 huit, travail le WE, astreintes, …)
  • Des conditions de subsidiarité éventuelles : qui décrivent quels autres postes le titulaire peut partiellement ou totalement tenir (durant un temps limité) en remplacement d’un autre titulaire.
  • Une condition de confidentialité.
  • Un modèle de compétence associé au poste.
  • Un organigramme positionnant le poste dans l’organisation.

 

Rarement une description de poste contient :

  • Les éléments de rémunération, et encore moins les niveaux de salaire de base (sauf dans les administrations où les emplois sont dits « statutaires » où chaque poste a une grille de rémunération réglée par des facteurs d’indice).
  • Des exemples d’objectifs typiques.

 

Ce qu’il ne faut pas faire lorsqu’on décrit un poste.

  • Donner un titre de poste qui n’existe pas dans la classification,
  • Ecrire des finalités qui incluent des résultats permanents attendus,
  • Décrire des tâches élémentaires ou des micros détails de processus,
  • Confondre objectifs et résultats permanents attendus,
  • Mélanger des responsabilités et des compétences,
  • Inclure dans la liste des responsabilités une ou des responsabilités « fourre tout » du type « garantir des résultats qui ne sont pas listés dans cette description »,
  • Modifier plus de 20% du contenu d’un poste et ne pas changer le titre, éventuellement la classification, avoir plusieurs postes qui couvrent à plus de 80% les mêmes responsabilités et qui portent des titres différents voir des classements différents,
  • Créer des postes ayant plus d’impacts indirects que directs (plus de contributions que de garanties).

Contact : b.bouchet@skillandservice.com

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