22 jan

Sur quelles activités faut-il se concentrer ?

Activités réactives ou proactives ?

En tant qu’ingénieur et consultant en organisation j’ai souvent eu à travailler sur l’amélioration de la productivité en recherchant en permanence la diminution des temps élémentaires et la réduction ou l’élimination des efforts inutiles. Mais ceci s’adressait essentiellement aux postes d’exécution souvent de production (aussi bien manufacturière que de services). Or, il m’apparaissait clairement que nombre de postes de management intermédiaires – et même de Direction – échappaient à ces études d’amélioration de l’efficacité alors que les temps « consommés » à ces niveaux l’étaient souvent avec un souci peu aigu des priorités.

Ainsi les activités d’amélioration permanente des processus et de l’efficacité ne devraient-elles pas être parmi les activités prioritaires des managers, et donc à ce titre mieux pilotées et anticipées ?

Nombreux sont les managers qui déclarent passer beaucoup voir trop de temps en réunion, mais passer du temps en réunion est-ce une activité en tant que telle ? Selon moi le temps passé en réunion devrait être « pointé » sur les sujets de l’ordre du jour de la réunion plutôt que sur la réunion elle-même qui n’est qu’une modalité de travail.

Ainsi, si une réunion est dédiée à un sujet comme l’amélioration de la satisfaction client, alors les personnes présentes à cette réunion devraient considérer qu’elles ont consacré du temps à cette activité d’amélioration de la satisfaction client.

Lorsqu’on interroge les titulaires de postes sur « quelles sont les activités qui selon eux leurs prennent trop de temps ? » et « celles sur lesquelles ils souhaiteraient passer plus de temps ? » les réponses sont quasi-unanimes. Ils déclarent généralement que les activités qui leur prennent trop de temps sont en général des activités de « réaction » à court terme pour réagir à des contraintes ou des sollicitations externes à leur poste, et qu’ils souhaiteraient plutôt passer plus de temps sur des activités « proactives » qui leur permettraient précisément d’anticiper les problèmes et les inefficacités.

Hélas, trop nombreux sont les managers qui consciemment ou inconsciemment pensent donner plus de sens à leur rôle et finalités s’ils se concentrent sur la résolution de problèmes… a posteriori donc. Et moins nombreux sont ceux qui, spontanément, se mettent « en mode projet » visant à créer les conditions d’amélioration permanente de l’efficacité.

 

Comment concevoir des postes centrés sur les activités clés ?

Stratégie globale et RH

Découlant directement des choix et découpages organisationnels toutes les activités qui jalonnent les processus peuvent être classées selon 4 Types :

Les activités MANAGERIALES, par nature génériques et appliquées exclusivement aux managers,

Les activités ADMINISTRATIVES, par nature transversales et que l’on peut retrouver en plus ou moins grande proportion dans chaque poste,

Les activités CLES, de chaque Fonction, Sous Fonction, Poste, qui sont directement productrices de valeurs ajoutées,

Les activités SECONDAIRES, par différence toutes les activités pratiquées par un titulaire et qui n’appartiendraient à aucun des trois types ci-dessus.

Contact : b.bouchet@skillandservice.com

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